Hallo zusammen,
heute möchte ich euch (Leonita) von meiner Vorbereitung auf die Abschlussprüfung bezüglich des Projektmanagements berichten.
In einem Projekt, welches wir als Dienstleister unterstützen, betreute ich die Kundinnen und Kunden zu Versicherungsleistungen und war von der Implementierung des Projekts bis zur Durchführung beteiligt. Ich nehme euch mit auf eine kleine Reise und erzähle euch Schritt für Schritt von meinen Erfahrungen.
Am Anfang eines jeden Projekts steht die Projektstartphase. Diese Phase wird untergliedert in den Projektauftrag, die Zieldefinition, dem Kick-off-Meeting und einem Projektplan. Mit dem Projekt Auftrag erhalten wir die offizielle Beauftragung zur Durchführung eines Projektes. In der Zieldefinition werden, wie der Begriff es bereits beschreibt, die Projektziele festgelegt (Callzeiten, Abschlüsse usw.). Mit einem Kick-off-Meeting aller Beteiligten des Auftraggebers und den Verantwortlichen in unserem Unternehmen lernen sich die Kolleginnen und Kollegen kennen und klären die Punkte des Projekts. Im Anschluss wird intern das Projekt mit Teilaufgaben unter den Teamleitern und Coaches aufgeteilt.
Danach folgt die Planungsphase. In dieser Phase wird in internen Meetings besprochen welche Mitarbeitenden wir für dieses Projekt einsetzen. Wichtig ist hierbei auch zu beachten, ob es Mitarbeitende mit Vorerfahrung sein sollen, um die Schulungsdauer beispielsweise kürzen zu können. Danach werden die Aufgaben und Zeitpläne besprochen. Bis wann muss welche Schulung erfolgt sein und zu welchen Zeiten besprechen wir uns intern über die Fortschritte. Dies nennt man auch Meilensteinplanung.
In der Umsetzungsphase war ich dann beispielsweise dafür verantwortlich Teilnehmerlisten von Mitarbeitenden zu erstellen, welche wir für dieses Projekt einsetzten. Diese Liste benötigte der Auftraggeber mit Daten zum Namen, Telefonnummern und Personalnummern, um den Kolleginnen und Kollegen die Zugriffe auf verschiedene Systeme einzurichten, welche sie für die Tätigkeit benötigten. Hierbei spielte der Datenschutz auch eine große Rolle. Die Mitarbeitenden in diesem Projekt mussten beispielsweise alle eine Datenschutzerklärung unterschreiben. Hier war es meine Aufgabe, die Listen zu pflegen und sicherzustellen, dass die Datenschutzerklärungen korrekt und vollständig ausgefüllt waren. In der Umsetzungsphase unterstütze ich auch unsere Coaches. Die Coaches sind für die fachliche Ausbildung der Mitarbeitenden verantwortlich. Nach der Bekanntgabe der Schulungstermine habe ich die Einladungen an die Mitarbeitenden verschickt, welche für die Schulung geplant waren. Da die Schulungen alle online stattfanden, wurden die Einladungen von mir per MS Teams versandt. Nach der Schulung standen die Mitarbeiter vor der Herausforderung, sich neues Wissen anzueignen und umzusetzen. Da kamen meine Fähigkeiten wieder ins Spiel: Ich habe einen Gesprächsleitfaden erstellt, den jeder Mitarbeiter nutzen konnte, um bei Unsicherheiten schnell nachzuschlagen und die richtigen Informationen zur Hand zu haben.
Auch ich erhielt die Schulung und habe in diesem Projekt unterstützt. Zu Beginn war das eine echte Herausforderung, vor allem, weil viele Calls uns erreichten und ich mich erstmal in das neue System einarbeiten musste. Aber wie das oft so ist: Mit der Zeit hat man den Dreh raus, und es hat sogar richtig Spaß gemacht.
Nach der Umsetzungsphase folgt dann die Überwachung und Steuerung. Das heißt, die Teamleiterinnen und Teamleiter sind dafür verantwortlich, dass die Zeiten der Mitarbeitenden in diesem Projekt überwacht werden. Es werde Berichte für den Auftraggeber erstellt und eventuelle Anpassungen im Projekt vorgenommen.
Am Ende des Projekts folgt dann der Projektabschluss. In diesem wird in einem Abschlussmeeting mit dem Auftraggeber der Projektverlauf und die Ergebnisse besprochen und dokumentiert. Es werden Erfolge und Probleme analysiert, damit zukünftige Projekte verbessert werden können.
Wieso durfte ich als Auszubildende an so einem großen Projekt mitarbeiten? Ein wichtiger Grund ist, dass Projektmanagement ein Schwerpunkt meiner Ausbildung und meiner Prüfung ist. Ich habe die Chance genutzt, in diesem Projekt alle hautnah mitzuerleben und zu verstehen. Diese Erfahrung hat mir enorm geholfen, mein Wissen zu vertiefen und mich optimal auf meine Abschlussprüfung vorzubereiten. Ich bin überzeugt, dass mir dieses Wissen auch in meiner beruflichen Zukunft von Nutzen sein wird.
Ich hoffe, euch hat dieser kleine Einblick in mein Projekt gefallen! Es war eine großartige Möglichkeit, mein Wissen zu erweitern und mich weiterzuentwickeln. Ich freue mich auf alle kommenden Herausforderungen und bin gespannt, was noch so auf mich zukommt.
Bis bald,
Leonita